Die Dokumentationsprofis

Personaldokumentation mit System

Mit maßgeschneiderten und an Ihr Unternehmen angepassten Software-Produkten können Sie Ihr Personal (und das Ihrer Auftragnehmer!) einfach, rasch und rechtssicher erfassen. Egal ob Sie sich für eine zentrale Verwaltung entscheiden (Zentraldatenbank), die Personen projektbezogen erfassen oder überhaupt nur die eigenen Mitarbeiter dokumentieren: ISHAPCARD bietet für jedes Unternehmen die passende Lösung.

Die Dokumente werden digital am PC oder über das Mobilgerät (Android-Smartphone oder -Tablet) erfasst und sicher in der Cloud gespeichert. Die mühsame und platzraubende Archivierung in unzähligen Aktenordnern entfällt. Auch Feuer, Wasser oder andere unvorhersehbare Schäden können Ihrer Dokumentation nichts anhaben.

Dank Filterfunktion sind die gewünschten Daten im Fall einer Kontrolle rasch verfügbar, wodurch die Prüfung schneller von statten geht und der Betrieb nur kurz gestört werden muss.

Praktische Features erleichtern Ihnen die tägliche Dokumentation und sorgen dafür, dass Sie im Fall einer Kontrolle nichts zu befürchten haben (Verfügbarkeit je nach gewähltem Paket):

Intelligentes Dokumentenmanagement

Wer welche Dokumente vorlegen muss, ist aufgrund der geltenden Gesetze relativ kompliziert. Das Dokumentenmanagement gibt Ihnen anhand weniger Basisinformationen vor, welche Dokumente notwendig sind, damit ein Arbeiter legal in Österreich arbeiten darf. Abhängig von seiner Nationalität und dem Firmensitz seines Arbeitgebers sind bis zu sechs Dokumente pro Arbeiter notwendig:

 

  • Identitätsnachweis
  • Sozialversicherungsnachweis
  • Aufenthaltsnachweis
  • Beschäftigungsnachweis
  • ZKO 4-Meldung (bei grenzüberschreitender Überlassung)
  • Lohnunterlagen (bei grenzüberschreitender Überlassung)
Benachrichtigungssystem

Diverse Dokumente, die in erster Linie ausländische Personen vorlegen müssen, haben meist ein Ablaufdatum. Beim Erfassen der Person speichern Sie diese Ablaufdaten im Personal-Datensatz, sodass die Software Sie per Email rechtzeitig daran erinnert, dass ein Dokument demnächst ungültig wird. So können Sie zeitgerecht reagieren.

GKK-Schnittstelle

Hat ein Arbeiter auf dem Projekt die Freigabe dazu erteilt (wird in der Regel im Zuge der Unterschrift am Überweisungsblatt erledigt), sendet das ISHAP-System in von Ihnen definierten Intervallen und zu von Ihnen definierten Bedingungen seinen Personal-Datensatz an die jeweilige Gebietskrankenkasse mit der Bitte um Auskunft, ob die Person bei ihrem Arbeitgeber tatsächlich und im angegebenen Ausmaß angemeldet ist.

Die Antwort der GKK wird automatisch ins System eingelesen und Sie erhalten eine Meldung, wenn die Person nicht oder im falschen Ausmaß gemeldet ist.

SV-Nummern Check

Bereits bei der Erfassung der Personaldaten führt die Software einen Check durch, ob die angegebene Sozialversicherungs-Nummer formal gültig ist, sprich, ob sie in dieser Form existieren kann (Prüf-Algorithmus).

Firmendatenbank

In der Firmendatenbank erfassen Sie alle Unternehmen, deren Arbeiter für Sie bzw. auf Ihren Projekten tätig sind. Für österreichische Firmen stehen umfangreiche Abfragen zur Verfügung: Scheinunternehmensliste BMF, HFU-Liste, WKO-Datenbank (Gewerbeberechtigung), Hauptverband (Dienstgeber-Beitragskontonummer).

Unterweisungssystem

Die Software bietet Ihnen die Möglichkeit, standardisierte oder individuelle Unterweisungstexte zu hinterlegen, die in bis zu 26 Sprachen verfügbar sind. Je nach Nationalität des Arbeiters unterschreibt jener die Unterweisung damit in seiner Muttersprache, wodurch sichergestellt ist, dass er den Text verstanden hat. Werden Datensätze mittels Ausweisscan aus der Zentraldatenbank auf das Projekt übernommen, muss der Arbeiter jedenfalls eine Unterweisung unterschreiben, da diese projekt-spezifisch ist.

Inventar- und Verleihsystem

Über das ISHAP-System lassen sich Barcodes für Schlüssel oder wertvolle Maschinen erstellen. Ausgedruckt auf Schlüsselanhänger oder Etiketten und an den Gegenständen angebracht, lassen sich diese dann über das ISHAP-System verleihen, indem man den Barcode des Gegenstandes und den Barcode auf dem Ausweis der ausleihenden Person scannt. So haben Sie immer den Überblick, welche Schlüssel bei welcher Firma sind oder wer sich eine Maschine geliehen hat.

Zeiterfassungssystem

Da auf jedem Zentralausweis ein Barcode aufgedruckt ist, können die Ausweise auch zur Zeiterfassung genutzt werden, indem sie bei Arbeitsbeginn und –ende gescannt werden. So sind auch weitere Auswertungen wie Wochen- oder Monatsberichte möglich und man weiß jederzeit, wer auf dem Projekt aktuell zugange ist.

ISHAPCARD Hologramm-Ausweise

Für ISHAPCARD LIGHT, LIGHT plus und ZDB Kunden steht mit der ISHAPCARD ein Hologramm-Ausweis zur Verfügung, der Auftraggeber-übergreifend eingesetzt werden kann. Dieser Ausweis kann für eigene Mitarbeiter bestellt werden und wird von ISHAP erstellt und versendet. Damit entfallen die ausweisbezogenen Kosten auf den einzelnen Projekten (Bauvorhaben) und die Arbeiter brauchen nicht für jeden Auftraggeber einen eigenen Ausweis.

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