Die lückenlose Dokumentation von Firmen und Personen ist ein unverzichtbarer Bestandteil jedes Bauprojekts. Sie dient nicht nur der Organisation, sondern vor allem der Einhaltung der gesetzlichen Sorgfaltspflichten des Auftraggebers. Aber sie kostet auch viel Zeit und bindet Ressourcen.
Die Hürden im Baustellenalltag
Der manuelle Prozess der wiederholten Erfassung, Prüfung und Aktualisierung von Nachweisen (wie Gewerbeanmeldungen, Sozialversicherungsbestätigungen oder Ausweisen) führt zu einem hohen Zeit- und Ressourcenverbrauch. Noch ineffizienter wird es, wenn dieser Aufwand bei jedem neuen Bauvorhaben wieder von vorne beginnt, obwohl man häufig mit denselben Subunternehmen und Personen zusammenarbeitet. Eine strukturierte, wiederverwendbare Dokumentationslösung ist daher entscheidend, um Aufwände zu reduzieren und gleichzeitig rechtliche Risiken zu minimieren. Denn oft arbeitet man über Jahre hinweg mit denselben Unternehmen und Personen zusammen – trotzdem beginnt der Dokumentationsprozess immer wieder von vorne.
Die Lösung: Die Zentrale Datenbank (ZDB) von ISHAP
Damit neue Baustellen nicht jedes Mal wieder bei null starten müssen, kommt die Zentrale Datenbank (ZDB) von ISHAP ins Spiel. Sie verlagert die Dokumentationsarbeit von der stressigen Baustelle in die Zentrale. „Unsere Kunden berichten, dass sie durch die Zentrale Datenbank bis zu 80 % des bisherigen Dokumentationsaufwands auf der Baustelle einsparen können“, erklärt ISHAP-Experte Matthias Heger. Anstatt einer wiederholten Dokumentation pro Baustelle werden Daten einmal zentral geprüft und abgelegt – und sind damit sofort für kommende Projekte verfügbar.
Eine Datenquelle – viele Baustellen: Ihre Vorteile mit der ZDB
Das schafft massive Synergien zwischen Ihren Bauvorhaben, spart Zeit und reduziert Fehlerquellen mit einer durchgängig hohen Datenqualität. Läuft ein Personendokument ab, muss dies nicht auf jeder Baustelle aktualisiert werden. Über die Zentrale Datenbank werden Dokumente zentral auf dem aktuellen Stand gehalten und automatisch den jeweiligen Personendaten auf der Baustelle zugeordnet. Firmendokumente werden in der Firmendatenbank gespeichert und sind projektübergreifend abrufbar.
Zentrale Ausweise statt einzelner Baustellen-Ausweise
Anstatt für jedes Bauvorhaben separate Ausweise zu erstellen, können ZDB-Ausweise projektübergreifend genutzt werden. So ist jederzeit sichergestellt, dass alle Personen- und Firmendokumente zentral geprüft, aktuell und vollständig sind. Wenn ein Arbeiter mit einem gültigen ZDB-Ausweis auf die Baustelle kommt, weiß der Verantwortliche sofort: Alle Nachweise wurden zentral geprüft und sind auch auf dem neuesten Stand.
Basisdokumentation für die Zukunft
Mit jedem Bauvorhaben, das über die Zentrale Datenbank abgewickelt wird, entsteht eine wachsende, geprüfte Dokumentationsbasis. Diese minimiert nicht nur den aktuellen Verwaltungsaufwand, sondern beschleunigt auch die Prozesse bei der Akquise und dem Start zukünftiger Projekte nachhaltig.
Fazit: Weniger Aufwand, mehr Kontrolle
Viele digitale Lösungen versprechen Entlastung. Doch nur ISHAP CARD bietet mit der Zentralen Datenbank eine wirklich durchdachte Lösung, die Baustellen nachhaltig entlastet – zentral und effizient.