In der komplexen Welt des Bauwesens ist eine effiziente Organisation der Schlüssel zum Erfolg. Doch allzu oft verzetteln sich Projektbeteiligte in einem Wirrwarr aus E-Mails, Excel-Listen und Papierakten. Wichtige Informationen bleiben auf der Strecke. Die Folge ist das Versäumen von Terminen oder Abgabefristen. „Genau hier setzt das intelligente Dokumentationsmanagement von ISHAP an. Es bietet die perfekte Kombination aus menschlicher Expertise und digitaler Innovation, um Bauprojekte transparenter, sicherer und effizienter zu gestalten“, erklärt ISHAP-Expertin Sophie Notz.
Die Herausforderungen in der Baudokumentation
Jedes Bauvorhaben generiert eine enorme Menge an Daten. Baupläne, Genehmigungen, Protokolle, Rechnungen, Leistungsverzeichnisse – die Liste ist schier endlos. Die manuelle Verwaltung dieser Dokumente ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig. Wer hat die neueste Version des Plans? Wurde die letzte Bauabnahme fristgerecht dokumentiert? Diese Fragen führen oft zu Missverständnissen, Verzögerungen und im schlimmsten Fall zu (Rechts-)streitigkeiten.
Was macht das ISHAP-Dokumentationsmanagement so besonders?
Das IDM von ISHAP geht weit über eine einfache, digitale Dokumentenablage hinaus. Es ist ein ganzheitliches System, das sich einfach mit weiteren ISHAP-Produkten erweitern lässt und dadurch den gesamten Lebenszyklus eines Bauprojekts begleitet.
Digitale Dokumentation: Alle relevanten Dokumente und Informationen werden an einem zentralen, digitalen Ort gespeichert. Das schafft Transparenz und stellt sicher, dass alle Projektpartner stets auf die aktuelle und korrekte Datenbasis zugreifen.
Intelligente Zusammenarbeit: Das ISHAP-IDM erleichtert den Austausch mit internen und externen Partnern wie Architekten, Ingenieuren, Handwerkern und Behörden. Sie können einfach und sicher Dokumente teilen, Freigaben einholen und gemeinsam an Projekten arbeiten.
Benachrichtigungssystem: Die Software behält den Überblick über wichtige Fristen und Aufgaben. Es sendet automatische Benachrichtigungen bei ausstehenden Dokumenten, vergessenen Unterschriften oder drohenden Fristüberschreitungen. So können Verantwortliche proaktiv agieren, bevor Probleme entstehen.
Individuelle Berechtigungsstufen: Vertrauliche Informationen sind durch intelligente Zugriffsberechtigungen geschützt. Damit kann genau bestimmt werden, wer welche Dokumente sehen oder bearbeiten darf.
Wie funktioniert es in der Praxis?
ISHAP-Expertin Sophie Notz bringt die Vorteile des IDM-Einsatzes auf Bauvorhaben auf den Punkt: „Stellen Sie sich vor, Sie starten ein neues Bauprojekt. Statt E-Mails hin und her zu schicken, laden Sie alle relevanten Pläne und Dokumente in Ihr IDM-System hoch. Das System kategorisiert die Dateien automatisch und macht sie für die entsprechenden Projektpartner sichtbar. + zugehörige Unterlagen einsehen, der Architekt hat die Hoheit über die Einreichunterlagen und Ausführungspläne und der Bauleiter hat Zugriff auf alle Dokumente.“ Projektbeteiligte erhalten automatische Erinnerungen, können direkt im System Zuweisungen an Personen oder Firmen vornehmen und zugehörige Fälligkeiten eintragen.
Fazit
Unser intelligentes Dokumentationsmanagement (IDM) ermöglicht Bauunternehmen, sich wieder auf das zu konzentrieren, was wirklich zählt: ihre Kernkompetenzen und erfolgreiche Projektumsetzung. Dank der perfekten Kombination aus persönlichem Service und innovativer Software schaffen wir Ordnung, reduzieren den Aufwand und bringen Struktur in Ihre Dokumentation – einfach, effizient und zuverlässig.