Baustellen werden heute nicht nur von Behörden kontrolliert – auch interne Audits sind in professionellen Bauunternehmen längst Standard. Sie helfen, Risiken frühzeitig zu erkennen, Prozesse zu verbessern und im Fall einer Kontrolle durch Behörden vorbereitet zu sein. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in einer lückenlosen und digitalen Dokumentation aller wichtigen Informationen – wie ISHAP-Experte Robert Rosak betont: „Auditfähigkeit beginnt mit Struktur – und die beginnt bei der digitalen Ablage.“
1. Personal rechtssicher dokumentieren
Für jede auf der Baustelle eingesetzte Person müssen bestimmte Dokumente vorliegen, wie zum Beispiel Ausweise, Schulungsnachweise, Qualifikationen oder Arbeitsgenehmigungen. Diese Unterlagen müssen nicht nur vollständig und aktuell sein, sondern sollten auch digital jederzeit verfügbar sein. So lässt sich im Auditfall jederzeit belegen, dass alle Voraussetzungen erfüllt sind. „Viele Unternehmen haben die richtigen Dokumente – aber nicht am richtigen Ort oder nicht griffbereit“, weiß Robert Rosak aus seiner langjährigen Erfahrung zu berichten. Mit einer strukturierten digitalen Personalakte spart man nicht nur Zeit bei der Prüfung, sondern erhöht auch die Sicherheit auf der Baustelle.
2. Zutrittskontrolle intelligent regeln
Der Zutritt zur Baustelle sollte nur Personen gewährt werden, deren Unterlagen überprüft und gültig sind. Digitale Zugangssysteme ermöglichen eine Echtzeitprüfung – z. B. per QR-Code oder Ausweisscan. Die Zutrittsberechtigung wird dabei direkt mit dem Dokumentationsstatus verknüpft. So ist jederzeit nachvollziehbar, wer sich wann und warum auf der Baustelle befindet – eine Voraussetzung für Nachvollziehbarkeit und Sicherheit.
3. Zeiterfassung und Anwesenheit dokumentieren
Audits fragen häufig auch: Wer war wann auf der Baustelle – und in welcher Funktion? Mit digitaler Zeiterfassung behalten Sie den Überblick, auch bei Ihren Auftragnehmern oder kurzfristig eingesetzten Teams. Pausenzeiten, Arbeitsstunden und Schichtpläne lassen sich sauber dokumentieren – und unterstützen auch bei der fairen Abrechnung. Robert Rosak merkt dazu an: „Eine gute Zeiterfassung ist nicht nur für das Audit wichtig – sie ist die Grundlage für Transparenz und Kontrolle.“
4. Änderungen lückenlos dokumentieren
Ob bei Planungsunterlagen, Protokollen oder Personaldaten: Jede Änderung muss nachvollziehbar sein. Ein revisionssicheres System zeichnet automatisch auf, wer wann welche Anpassungen vorgenommen hat. Dies ermöglicht es, jederzeit zu beweisen, dass alle Änderungen korrekt und autorisiert waren. Fehlen solche Vermerke, können ganze Dokumente im Audit entwertet werden.
5. Mit Reports und Statistiken Lücken erkennen
Moderne Dokumentationssysteme sind mehr als nur ein Ablageort: Sie zeigen aktiv auf, wo etwas fehlt. Ob ablaufende Nachweise, fehlende Unterweisungen oder unvollständige Protokolle – intelligente Reports machen Probleme sichtbar, bevor sie zum Auditproblem werden. Im Prüfungsfall lassen sich genau die Daten und Nachweise vollständig und aktuell bereitstellen, die Behörden oder Auditoren benötigen.
Zentrale, digitale Ablage für alle Projektdokumente
Neben Personalunterlagen gehören auch Tagesberichte, Lieferscheine, Verträge, Protokolle und Besprechungsnotizen in die digitale Projektakte. Eine zentrale, durchsuchbare Dokumentenablage schafft Überblick, spart Zeit und verhindert doppelte Ablagen in Mails, Ordnern oder privaten Ablagesystemen. „Die Dokumentation ist kein Anhängsel – sie ist Teil des Bauwerks. Wer sie sauber führt, baut nicht nur physisch stabil, sondern auch organisatorisch auf sicherem Fundament. ISHAPCARD unterstützt Sie hierbei mit der neuen Funktion der projektbezogenen, intelligenten Dokumentenablage“, betont ISHAP-Experte Robert Rosak.
Fazit
Eine auditfähige Baustelle ist kein Zufall, sondern das Resultat klar strukturierter, digital unterstützter Prozesse. Wer alle Dokumente im Blick behält, die passenden Tools nutzt und Transparenz als Standard etabliert, meistert jedes Audit souverän. Gleichzeitig werden Qualität, Effizienz und Sicherheit auf der Baustelle nachhaltig gestärkt.