Ein Blick auf eine typische Großbaustelle mit 200 Beschäftigten und 40 Subunternehmen zeigt das Ausmaß: Über 2.400 Einzeldokumente sind keine Seltenheit. Dazu gehören Arbeitserlaubnisse, Sozialversicherungsnachweise, Sicherheitsunterweisungen und Unbedenklichkeitsbescheinigungen. Jedes Dokument muss nicht nur geprüft, sondern auch laufend aktualisiert und im Ernstfall sofort verfügbar sein.
Der Papierkrieg: Wenn jedes Dokument zählt
„Viele Kunden berichten uns, dass allein für die Dokumentationspflicht pro Bauvorhaben bis zu 18 Stunden pro Woche aufgewendet werden“, so ISHAP-Experte Matthias Heger. Fehlt ein Nachweis – oder ist dieser abgelaufen – drohen gravierende Konsequenzen: vom Baustopp bis zur Haftung für Verstöße der Subunternehmer. Im schlimmsten Fall kann sogar ein Ausschluss von öffentlichen Aufträgen folgen.
Die Lösung: Dokumentationspflichten digitalisieren und auslagern
Mit ISHAPCARD steht Auftraggebern und Nachunternehmern ein digitales System zur Verfügung, das die rechtssichere, automatisierte Verwaltung aller personenbezogenen und unternehmensbezogenen Nachweise ermöglicht – und den Großteil des Dokumentationsaufwands direkt an die Subunternehmer überträgt. Die Bauleitung behält dabei jederzeit die Kontrolle.
So funktioniert’s:
Der Nachunternehmer erhält die kostenfreie Version ISHAPCARD Light und pflegt selbstständig alle notwendigen Informationen für Eigen- und Fremdpersonal ein. Die Software erkennt anhand von Nationalität, Firmentyp und Firmensitz automatisch, welche Nachweise erforderlich sind – und fordert diese gezielt an. Alle relevanten Dokumente und Personaldaten werden anschließend strukturiert, vollständig und digital an den Auftraggeber übermittelt. Die Bauleitung führt lediglich eine finale Kontrolle durch – unterstützt von ISHAPCARD. Nach Freigabe wird ein digitaler Ausweis erstellt, mit dem sofort erkennbar ist, ob eine Person rechtssicher dokumentiert ist.
Keine abgelaufenen Dokumente mehr
„Viele Dokumente, etwa Unbedenklichkeitsbescheinigungen, sind nur befristet gültig. Um Haftungsrisiken zu vermeiden, müssen diese Fristen im Blick behalten werden“, erklärt Matthias Heger. Dank der Benachrichtigungsfunktion in ISHAPCARD erhalten sowohl Auftraggeber als auch Nachunternehmer rechtzeitig Erinnerungen vor Ablauf eines Nachweises. So kann der Nachunternehmer dem Auftraggeber rechtzeitig ein aktuelles Dokument zur Verfügung stellen – noch bevor der bestehende Nachweis seine Gültigkeit verliert. Das spart Zeit, verhindert Lücken und minimiert Risiken.
Mobile Unterschrift – direkt auf der Baustelle
Wichtige Dokumente wie Unterweisungsbestätigungen oder Mindestlohnerklärungen können direkt vor Ort per Smartphone unterschrieben werden. Die Daten werden sofort der jeweiligen Person zugeordnet und digital in ISHAPCARD gespeichert. Im Fall eines Arbeitsunfalls oder einer Kontrolle durch den Zoll sind alle Nachweise somit sofort abrufbar.
Fazit: Schluss mit Papierchaos – Start in die digitale Baustelle
Mit ISHAPCARD reduzieren Sie den Verwaltungsaufwand, erhöhen die Rechtssicherheit und entlasten Ihre Bauleitung – ohne Kontrollverlust. Ihre Nachunternehmer übernehmen die Datenerfassung, Sie behalten den Überblick.