Wer genau arbeitet auf Ihrer Baustelle? Diese Frage stellen Behörden bei Kontrollen – und verlangen lückenlose Nachweise für jede einzelne Person. Fehlen diese, drohen empfindliche Strafen und Haftungsrisiken.
Als Generalunternehmer und Auftraggeber ist es daher unerlässlich, die notwendigen Personaldokumente konsequent einzufordern und zu dokumentieren. Wir stellen Ihnen die fünf wichtigsten Dokumente vor, die Sie zwingend benötigen.
Die 5 unverzichtbaren Dokumente
1) Identitätsnachweis
Prüfen Sie vor Arbeitsbeginn die Identität und Nationalität aller eingesetzten Personen anhand eines gültigen Lichtbildausweises (z.B. Reisepass oder Personalausweis).
Gleichen Sie Namen und Geburtsdaten mit den weiteren Dokumenten ab.
Achten Sie auf die Gültigkeit des Ausweises und dokumentieren Sie das Ablaufdatum.
2) Sozialversicherungsnachweis
Jede Person muss zur Sozialversicherung angemeldet sein – dies betrifft auch Selbstständige.
In Österreich sozialversicherte Personen: Nachweis durch eine Anmeldebestätigung der ÖGK, einen ELDA-Auszug oder einen WEBEKU-Auszug. Selbstständige erhalten eine Bestätigung der SVS.
Ausländische Personen: Nachweis des Versicherungsstatus durch das EU-weit genormte A1-Formular.
Tipp für Auftraggeber: ISHAPCARD bietet dank einer ÖGK-Schnittstelle die Möglichkeit, den Versicherungsstatus laufend und automatisiert zu prüfen. So sichern Sie sich dauerhaft gegen mögliche Strafen und Haftungsfälle ab.
3) Aufenthaltsnachweis (für Drittstaatsangehörige)
Bei Drittstaatsangehörigen ist der Aufenthaltsnachweis (z. B. Aufenthaltskarte) zu prüfen und dessen Ablaufdatum zu dokumentieren.
Wichtig: Ein Aufenthaltstitel, der Teil eines Ausweisdokuments ist, hat oft ein eigenes Ablaufdatum.
Der Aufenthaltsnachweis kann auch als Beschäftigungserlaubnis dienen, sofern dies explizit daraus hervorgeht.
4) Beschäftigungsnachweis (für Drittstaatsangehörige)
Zusätzlich zum Aufenthaltsnachweis ist die ausdrückliche Beschäftigungsbewilligung erforderlich. Dies kann durch eine gültige Rot-Weiß-Rot-Karte, eine Arbeitserlaubnis oder eine entsprechende Bewilligung des AMS erfolgen.
Prüfen Sie genau, ob die Berechtigung die konkrete Tätigkeit, den Arbeitsort und den Einsatzzeitraum in Österreich abdeckt.
Achtung: Aufenthaltsnachweise aus anderen EU-Staaten erlauben in der Regel keine Berufstätigkeit in Österreich!
5) ZKO-Meldung
Bei der Entsendung oder Überlassung ausländischer Arbeitskräfte nach Österreich muss die korrekte Meldung vor Arbeitsaufnahme elektronisch bei der Zentralen Koordinierungsstelle (ZKO) eingebracht werden:
ZKO 3: Verpflichtend bei Entsendung von Mitarbeiter:innen aus einem anderen EU-/EWR-Staat oder der Schweiz.
ZKO 4: Verpflichtend bei Arbeitskräfteüberlassung nach Österreich (z. B. wenn ein Subunternehmen Personal überlässt).
Die korrekte Meldung muss vor Arbeitsaufnahme elektronisch bei der Zentralen Koordinationsstelle (ZKO) eingebracht werden. Fordern Sie die Bestätigung mit Transaktionsnummer an und prüfen Sie, ob Zeitraum, Einsatzort und Personal korrekt angegeben sind. Ohne gültige Meldung drohen empfindliche Verwaltungsstrafen nach dem Lohn- und Sozialdumping-Bekämpfungsgesetz.
Fazit
Neben den Firmendokumenten spielt die korrekte Dokumentation der Mitarbeiter eine entscheidende Rolle für Generalunternehmer und Auftraggeber. Sie sind verpflichtet sicherzustellen, dass alle Arbeitnehmer rechtmäßig in Österreich beschäftigt werden dürfen. Fehlende Nachweise führen nicht nur zu hohen Verwaltungsstrafen, sondern bergen auch das Risiko von Haftungsschäden und Reputationsverlust. Wer die Personaldokumente konsequent prüft und dokumentiert, arbeitet rechtskonform und schützt sich wirksam vor finanziellen und rechtlichen Folgen.