Gemeinnütziger Bauträger GESIBA setzt bei ÖN B 1300 Objektsicherheitsbegehungen auf Outsourcing und App von ISHAP!

Im Interview mit Alois Gmeiner begründet Karin Schindler die massiven Digitalisierungsbestrebungen von GESIBA!

Die Verwaltung von fast 30.000 Wohnungen bedeutet größte Verantwortung im Bereich Objektsicherheit. Der gemeinnützige Bauträger GESIBA legt daher größten Wert auf die Sicherheit in seinen Wohnbauten und arbeitet permanent daran, das vorhandene, hohe Sicherheitsniveau zu halten. Ein wichtiger Teil davon ist die jährliche ÖN B 1300 Objektsicherheitsbegehung, die einerseits an zertifizierte Experten der Wiener ISHAP Gebäudedokumentations GmbH outgesourct wird, andererseits wird aber gerade eine von ISHAP entwickelte Eigenkontroll-App von den Hausmeistern, Brandschutzbeauftragten und Betreuern von GESIBA getestet. Gruppenleiterin der HV-Technik von GESIBA Frau Ing. Karin Schindler, betont die Wichtigkeit von Sicherheits- und Digitalisierungsbestrebungen für einen großen gemeinnützigen Bauträger, gerade auch in Zeiten nach Corona!  

 

Gmeiner: Frau Schindler, wie würden Sie kurz die Arbeit und das Wirken der GESIBA beschreiben?

 

Schindler: Unter dem Motto „Fair Living“ errichtet und verwaltet die GESIBA als gemeinnütziger Bauträger seit mittlerweile 100 Jahren Wohnraum von Menschen für Menschen, zu fairen Preisen und auf hohem Niveau. Vor allem im Bereich Neubau versuchen wir immer architektonisch planerisch, am Puls der Zeit zu sein. Trends aufzunehmen und in die Tat umzusetzen, wie z. B. betreubares Wohnen für Senioren oder Menschen mit besonderen Bedürfnissen, aber auch Fassadenbegrünungen, Verwendung neuester Baustoffe und Einbeziehung neuester Urban Living Tendenzen.

 

Gmeiner: 30.000 Wohnungen bedeutet gerade im Bereich Sicherheit eine große Verantwortung. Wie organisiert eine der größten gemeinnützigen Siedlungsgesellschaften die Objektsicherheit?

 

Schindler: Darauf wird natürlich aller größter Wert gelegt. Wir arbeiten auch permanent daran, das bereits ohnehin vorhandene, hohe Sicherheitsniveau weiter zu optimieren.

 

Gmeiner: Welche Probleme sind in den Wohngebäuden immer wieder zu bemerken?

 

Schindler: Es treten da und dort immer wieder kleinere Probleme auf. Grundsätzlich versuchen wir schon im Vorfeld diese zu vermeiden. In den letzten Jahren beschäftigen uns immer wieder Themen rund um die Hauselektrik und gerade in alten Gebäuden, die in die Jahre gekommene Haustechnik, aber auch der Brandschutz ist auf Grund der laufend vorgeschriebenen Kontrollen durch Brandschutzbeauftragte ein wiederkehrendes Thema. Aber es bedeutet natürlich viel Arbeit und organisatorischen Aufwand.

 

Gmeiner: GESIBA nutzt seit einiger Zeit den Service der ÖN B1300 Objektsicherheitsbegehungen durch das zertifizierte Fachpersonal der ISHAP Gebäudedokumentations GmbH! Was gab den Ausschlag für dieses Outsourcing?

 

Schindler: Wir waren auf der Suche nach einem kompetenten Partner, der sowohl mit der Größenordnung unseres Bestandes umgehen kann, und uns auch die Unterlagen entsprechend aufbereiten und dann die entsprechenden Protokolle in digitaler Form liefern kann. Daher haben wir uns schlussendlich und nach einem internen Auswahlprozedere und auf Grund des angebotenen Portfolios an Leistungen für eine Zusammenarbeit mit ISHAP entschieden.

 

Gmeiner: Was gab letztlich den Ausschlag für die Zusammenarbeit?

 

Schindler: Insbesondere war es uns wichtig, die Unterlagen so aufbereitet zu bekommen, dass unsere internen Personalressourcen nicht mit der Aufbereitung auf lange Zeit gebunden sind und sofort mit der Umsetzung der erforderlichen Maßnahmen gestartet werden kann. Hier konnte ISHAP in allen Belangen zu 100% überzeugen!

 

Gmeiner: Was sind nun die konkreten Vorteile einer ÖN B1300 Sicherheitsbegehungen durch das zertifizierte externe Fachpersonal von ISHAP?

 

Schindler: Wie schon erwähnt war es für uns besonders wichtig, die eigenen Personalressourcen für die laufende Betreuung der Wohnhäuser freizuhalten, um auch weiterhin unsere Serviceleistungen uneingeschränkt bieten zu können. Zusätzlich hätten wir in einzelnen Punkten in jedem Fall einen externen Experten zuziehen müssen, da wir als gemeinnütziger Bauträger mit unseren Mitarbeiter/innen zwar über das entsprechende technische Know-How verfügen, aber nicht über die erforderlichen Befugnisse eines Ziviltechnikers, Statikers oder Sachverständigen. Das hätte wiederum einen zusätzlichen Verwaltungsaufwand und natürlich auch Kosten bedeutet. Daher fiel die Wahl auf ISHAP. Außerdem ist es immer wieder wichtig, die Wohnhausanlagen durch „neutrale“ Augen von außen zu betrachten, die nicht in den üblichen Unternehmensprozess eingebunden sind. Deshalb haben wir auch andere Bereiche, wie z. B. Brandschutzbegehungen an externe Beauftragte vergeben. Das bringt zusätzliche Sicherheit.

 

Gmeiner: Gerade gibt es bei GESIBA auch intensive Versuche mit der von ISHAP entwickelten Eigenkontroll-App, die von Ihren eigenen Hausmeistern und Betreuern getestet wird. Wie ist der Zwischenstand und die Usability?

 

Schindler: Ja, tatsächlich gibt es bereits erste Erkenntnisse über die Vorteile, dieser ISHAP Kontroll-App, die ganz einfach auf dem Tablet und sogar dem Handy genutzt werden kann? Die Eigenkontroll-App läuft jetzt seit einigen Monaten im Probebetrieb und hat sich aus Sicht der Hausverwaltung und Hausbetreuung sehr bewährt. Damit kann eine Vielzahl an laufenden Kontrollen – sei es täglich, wöchentlich oder monatlich - vom GESIBA Hausbetreuungsteam vor Ort selbst durchgeführt werden. Da wir ja alles entsprechend genau dokumentieren müssen, unterstützt uns diese App-Lösung vor allem durch die exakte Verortung und die automatische Fotodokumentation in diesem Punkt besonders gut.

 

Gmeiner: Der Test mit der ISHAP Kontroll-App und der App für die Brandschutzbeauftragten wird also von GESIBA ausgebaut werden?

  

Schindler: Stimmt! Nach und nach sollen auch die externen Prüfer in das System eingebunden werden. Wir können somit tagesaktuell auf einen Blick und auf Knopfdruck feststellen, ob und wo es bei den unterschiedlichen Gebäuden Handlungsbedarf gib.

 

Gmeiner: GESIBA setzt ja schon seit längerem auf die komplette Digitalisierung aller Baudaten von Gebäuden die unter ihrer Verwaltung stehen.

So wurde gerade erst von ISHAP die Wohnhausanlage in der Felberstraße 68-70 im Zuge des Bauwerksbuchs komplett digital aufbereitet: Stichwort Erfassung und Verortung aller Anlagen und Komponenten im digitalen Plan. Was ist der Nutzen von digitalen Daten für eine große Siedlungsgesellschaft?

 

Schindler: Wir haben in den letzten 10 Jahren Zug um Zug viele unserer Papier-Archive und –Workflows aufgelassen und digitalisiert, um Arbeitsprozesse, vor allem im Hinblick auf den laufend wachsenden Bestand, zu vereinfachen und effektiv darauf zugreifen zu können. Unser EDV-basiertes Mängelbearbeitungssystem besteht sogar schon seit mehr als 15 Jahren. Damit wird die tägliche Arbeit einfacher und effizienter und wertvolle Büroflächen konnten gewonnen werden. Digitale Daten stehen den Nutzern einfach schneller und umfassender zur Verfügung. Auch wenn sich Zuständigkeiten ändern, kann die Verwaltung über die EDV in kurzer Zeit ohne Wissensverlust die erforderlichen Daten übergeben. Und, ganz besonders wichtig, es kann kein Aktenordner verreiht werden oder verloren gehen. Unvorstellbar aus heutiger Sicht, wie viel Ordner und Papierberge in der Vergangenheit hin und her geschleppt wurden oder wie viele Aktenschränke gefüllt wurden.

 

Gmeiner: Unser Team übernimmt zu 100% auch die Digitalisierung von Bauaktdaten - sichtet und scannt diese direkt im Bauamt und bei der Baupolizei und wandelt dann die alten Papierakten in einfach zu nutzende digitale Dateien um. Wie weit ist GESIBA beim Schritt ins "digitale Haus"?

 

Schindler: Diesen Schritt sind wir schon vor einigen Jahren gegangen und haben ein elektronisches Bauakt-Archiv ausgebaut. Sollte noch bei dem einen oder anderen Wohnhaus der Bedarf bestehen, werden wir dieses ISHAP Komplett-Service gerne nutzen.

 

Gmeiner: Eine Frage muss natürlich in Zeiten wie diesen gestellt werden. Gab es Schwierigkeiten während des Lockdowns, weil vielleicht nicht so rasch wie gewohnt auf Bauakten, Pläne und Daten zugegriffen werden konnte? Hier dürfte GESIBA durch die bereits erfolgte Digitalisierung kaum Probleme gehabt haben!

 

Schindler: Genau, denn da wir in Bezug auf Digitalisierung bereits sehr weit fortgeschritten waren, gab es nahezu keine Probleme bei der plötzlich gänzlich neuen Situation des Lockdowns im Frühjahr 2020. Obwohl es in unseren Unternehmen auf Grund der kundenorientierten Leistungen bisher nicht üblich war, von zuhause aus zu arbeiten, konnte auf Grund der hervorragenden Leistung unserer hausinternen EDV-Abteilung, binnen weniger Tage der Bürobetrieb fast gänzlich auf Telearbeit umgestellt werden. Bei einzelnen Abläufen sind wir gesetzlich dazu verpflichtet manches nach wie vor in Papierform weiterzuleiten. Dafür benötigten wir auch weiterhin die persönliche Anwesenheit einiger Mitarbeiter/innen, die das dann im Bürohaus abgewickelt haben. Aber ja, wir haben von den verfügbaren, digitalen Daten voll profitiert! Und das wird die gesamte Branche verändern, davon sind wir alle überzeugt.

  

Gmeiner: Seit Jänner 2021 handelt GESIBA nach dem Corporate Governance – Kodex. Wie wichtig ist Nachhaltigkeit und verantwortungsvolle Unternehmensführung für eine Gemeinnützige Siedlungs- und Bauaktiengesellschaft wie GESIBA in der Zukunft?

Schindler: Hier kann die Antwort nur sein: sehr wichtig! Als gemeinnütziges Unternehmen mit der Nähe zur Stadt Wien, stehen wir immer im Rampenlicht und öffentlichem Diskurs. Nicht nur extern, sondern auch intern, legt die Unternehmensführung viel Wert auf Transparenz und ist sich der hohen Verantwortung bewusst. Nicht erst seit Jänner 2021 befolgt die GESIBA die Regeln des Kodex, sondern diese Grundprinzipien wurden schon viele, viele Jahrzehnte im Unternehmen gelebt. Nicht umsonst ist die GESIBA seit 100 Jahren erfolgreich.

 

Gmeiner: Wir danke für das interessante Gespräch!

 

Infos über die ISHAP Befund-App Full/Pro, oder über das Outsourcing der gesetzlich vorgeschriebenen ÖNORM B 1300 Objektsicherheitsbegehungen durch die zertifizierten Experten von ISHAP finden Sie unter https://www.gebäudedokumentation.at

 

 

Zurück

Copyright 2021 ISHAP Personaldokumentations GmbH